Horenso là gì?
Horenso trong tiếng Nhật có nghĩa là rau bina. Nhưng khi đặt trong kinh doanh thì Horenso là từ được cấu thành bởi 3 từ viết tắt “Ho”, “Ren” và “So”.
- “Ho” trong “Hokoku” nghĩa là “thông báo” hoặc “báo cáo” (report).
- “Ren” trong “Renraku” mang nghĩa “liên hệ” hoặc “cập nhật” (contact).
- “So” trong “Sodan” nghĩa tiếng Việt là “thảo luận” hoặc “nhập khẩu” (tiếng Anh gọi là Consult).
Tầm quan trọng của quy tắc Horenso trong doanh nghiệp
Mục đích
- Tạo ra mối quan hệ thân thiết hơn giữa sếp và nhân viên, giúp văn hóa doanh nghiệp tốt hơn
- Đồng nghiệp có mối quan hệ hài hòa, tìm được tiếng nói chung và cùng nhau hoàn thành công việc lớn.
Nguyên tắc Horenso áp dụng cho:
- Công việc văn phòng
- Cuộc sống
- Giao tiếp
- Làm việc nhóm chung.
- Horenso giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và cải thiện khả năng giao tiếp trong cuộc sống.
- Việc tự đưa ra quyết định mà không tham khảo ý kiến của người khác sẽ khiến cho bạn vô tình để mất hướng giải quyết tốt hơn.
Quy trình làm việc nhóm hiệu quả bằng phương pháp Horenso
Cụ thể là trong công việc
1. Cấp trên đưa yêu cầu => 2. Cấp dưới xem xét & thực hiện bước đầu (nghiên cứu, lập kế hoạch sơ bộ, phác thảo) => 3. Cấp dưới báo cáo & xin nhận xét => 4. Cấp trên phản hồi => 5. Cấp dưới điều chỉnh & tiếp tục báo cáo
Kết quả: Horenso giúp bạn chủ động hơn trong công việc.
Nguyên tắc áp dụng Horenso trong văn hoá doanh nghiệp
1. Hokoku – Thông báo, báo cáo
- Khi nào cần báo cáo: Khi hoàn thành công việc hoặc trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ dài hạn cần cập nhật tiến độ.
- Phương pháp báo cáo tốt nhất: Đầy đủ, chính xác, ưu tiên tin xấu trước, văn phong lịch sự.
- Phương pháp báo cáo không nên áp dụng: Thiếu thông tin, không chính xác, báo tin tốt trước, thô lỗ, thiếu tôn trọng, số liệu không xác thực.
2. Renraku – Giữ liên lạc
- Phương pháp liên lạc phù hợp: Vấn đề đơn giản, khẩn cấp nên trao đổi trực tiếp hoặc gọi điện, nói ngắn gọn. Cần thông báo cho nhiều người nên họp hoặc email nội bộ.
- Phương pháp giao tiếp không phù hợp: Dài dòng, khó hiểu, không liên quan công việc, lãng phí thời gian, không phù hợp thời điểm.
3. Sodan – Bàn bạc, tư vấn làm việc nhóm hiệu quả
- Cách thảo luận phù hợp: Nhiều người tham gia, đa dạng ý kiến, ghi nhận đầy đủ, có mục tiêu rõ ràng, thống nhất thực hiện quyết định cuối cùng.
- Cách thảo luận không tốt: Ít người, thiếu ý tưởng mới, không ghi nhận ý kiến, mục tiêu không rõ, không có quyết định chung.
Cách sử dụng Horenso trong làm việc nhóm hiệu quả cao
Xác nhận trước khi làm việc
Cần phải có xác nhận trước khi thực hiện các nhiệm vụ do người khác yêu cầu hoặc công việc uỷ quyền. Thông tin cần xem xét bao gồm: hiểu biết về vấn đề, giải pháp, hậu quả hoặc chi phí giải quyết vấn đề.
Báo cáo kịp thời
Báo cáo kịp thời giúp ban lãnh đạo hỗ trợ kịp thời và an tâm trong công việc. Tin xấu có thể chuyển thành tin tốt nếu nó được chuyển đi nhanh chóng.
Luôn chia sẻ thông tin với người khác
Chúng ta cần tìm cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để chia sẻ thông tin với mọi người. Có thể được cập nhật trực tiếp, trong các bài đăng trên bảng thông báo, hoặc trong các cuộc họp hàng ngày.
Bàn bạc càng sớm càng tốt
Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy thảo luận và giải quyết vấn đề ngay lập tức. Tranh thủ tìm kiếm sự giúp đỡ của đồng nghiệp và cấp trên.
Hãy chủ động khi làm việc
Chúng ta có thể tiết kiệm thời gian cho các nhà quản lý khi chủ động. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý có thêm thời gian để suy nghĩ về các nhiệm vụ khác, quan trọng hơn.
